¿Donde fallas? Ineptitudes en la administración de la agenda.

“El hombre se autorealiza en la misma medida en que se compromete al cumplimiento del sentido de su vida”. - Viktor Frank

“El tiempo es más valioso que el dinero. Puedes obtener más dinero, pero no puedes obtener más tiempo”. - Jim Rohn

Creo que tú estarás de acuerdo conmigo en que el tiempo es una de las cosas más importante que tenemos.

Usamos nuestro tiempo en función de lo que es importante para nosotros (en nuestros valores interiorizados) y lo que es urgente (los gritos de otras personas, circunstancias y la necesidad).

Sin embargo, ¿Por qué diablos parece que no hacemos honor a esta verdad? ¿Por qué no hacemos que cada día sea una dia de progreso, productividad, diversión, conexión, resultados ?

Creo que la respuesta tanto para mi como para ti (probablemente más para mi) surge de una suma de ineptitudes, es decir, carencia de habilidades.

Stephen Covey, en los 7 hábitos de las personas altamente efectivas (libro hiperrecomendado) dice que “La esencia de la administración efectiva del tiempo y la vida consiste en organizar y ejecutar prioridades equilibradas”

En el caso que estes fallando en administrar tu día y tu semana de forma que consigas los resultados que quieres de forma sostenible, plantea que existen tres grandes problemas:

La ineptitud para establecer prioridades.

¿Si no estableces que es importante y necesario para ti en tu vida quien lo hará por ti? ¿Cómo sabes sin eso como usar tu tiempo?

Una prioridad es una cosa que necesita suceder en tu vida, un si o si, algo que va primero que cualquier otra cosa.

Ejemplo:
- Para mí es prioridad entregar esta web del cliente.
- Para mí es prioridad desarrollar y consolidar este año la habilidad de vender.
- Para mi es prioridad esta semana dedicar tiempo a ejercitar mi cuerpo.

Establecer prioridades significa clarificar lo que quieres, definir lo importante, significa establecer metas, estándares, compromisos.

Y significa hacer lista de lo que no quieres y decirle no, educar tu cuerpo y emociones para aborrecer invertir tiempo en lo que no quieres en tu vida y no es importante para ti.

Solemos tener dificultad para establecer lo que queremos cuando no solemos hacerlo, cuando nos dejamos guiar por la corriente del dia, la semana, el Whatsapp, el año.

Y esa es la solución.

¿Cómo adquieres la aptitud para establecer prioridades?

Lo adquieres como se adquiere casi todo en la vida, haciendolo una y otra vez, practicandolo.

1. Establece tu visión de vida, tu constitución.

De aquí parte todo, de la imagen grande de lo que quieres en tu vida pasen 1,2,10 años. La historia de vida que quieres construir. Quien quieres ser, lo que quieres lograr, lo que quieres vivir.

Ejemplo:
Algunas Prioridades de mi vida
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- Haber sido un buen amigo,  quien expresó sus emociones con valentía y gracia,  escuchó y sintió la de otros.
- Haber sido quien más disfrutó su propia vida, ayudando a otros a disfrutar la suya.
- Haber sido quien creó software con principios.
- Haber sido ejemplo de educación independiente, disruptiva, poderosa basada en la acción sin universidad.

2. Establece metas claras a un año.

Para quien no sabe hacia donde va cualquier camino es bueno.

Tener metas claras, es parte de establecer prioridades porque clarificas que quieres de forma más tangible para tu vida cotidiana.

Tener metas claras a un año (o un periodo razonable para ti), he notado como me permite darle dirección a mi dia, a mi semana y corregir a tiempo cuando me desvio o no estoy siguiendo un camino que de verdad me lleve a mi meta.

Te permite reconocer oportunidades y amenazas para lograr tus metas.

Quizá tienes tus prioridades bien establecidas por escrito pero sufres de…

La incapacidad o falta de deseo de organizar esas prioridades.

Este creo que es mi mayor desafío actual. (Y el motivo de este artículo).

Tener bien establecidas tus prioridades sirve de poco si no tienes organizada la actividad de tu agenda diaria y semanal en función de esas prioridades.

Si no deseas organizarte en base a tus prioridades, me parece lamentable ya que nadie podrá ayudarte, nadie puede ayudar a quien no desea ayudarse.

Respecto a que te cueste hacerlo (como a mi), para eso amigo mío, si hay solución.

Organizar tus prioridades en la práctica significa:

1. Ponerle un número de importancia a las prioridades, las actividades que te llevan a tus metas, los compromisos que estableciste previamente.
2. Darle tiempo con fecha y hora en tu agenda en función de su importancia y necesidad.
3. Usar el número de importancia como referencia cuando tengas que modificar tu agenda.

Si adquirir nuevos clientes es importancia 100 en tu profesión y el tiempo dedicado a la semana fue menos de 15min ¿Puedes ver la incongruencia?

Si la serie de Game Of Thrones es importancia 0 y el tiempo dedicado a la semana fue de 10 horas ¿Puedes ver la incongruencia?

Si conocer nuevas personas este año para ti tiene importancia 100 y el tiempo dedicado a la semana fue de 5 minutos …

Si ejercitarte para avanzar este año al cuerpo de tus sueños tiene importancia 100 pero lo omitiste ante la urgencia de un trabajo part time no del todo necesario ¿Estás siendo efectivo?

No hace falta que siga ¿Verdad?

Organizarse bien en esencia es saber que ladrillos poner en tu agenda, donde ponerlos y cuales ladrillos simplemente no hacen falta.

Además organizarse bien implica reconocer que:

1. Somos humanos y necesitamos descansar.

   1. Pero el descanso es una necesidad y no un objetivo de la vida.

2. Lo que es importante para otra persona debe ser tan importante para ti como lo sea esa persona.

   1. Quizá te da igual la natación artística como a mi, pero si tu hija tiene importancia 100 y quiere que vayas a su presentación de natación, ¿Ves como debes adaptar tu agenda y aprender a apreciar lo que no aprecias?
   2. Nota: este es un tema que aún me resultado complicado, el saber dedicar mi tiempo a los demás sin descuidar mi propio huerto. Me comprometo a convertirme en un hombre que saber tener una propia agenda efectiva, compartirlas y enriquecerla con otras personas.

3. La urgencia de las actividades populares gritará por nuestra atención.

   1. Youtube, Facebook, Instagram, Netflix están diseñados para ser escalofriantemente adictivos, es hiperpopular pero depende de ti dejarte llevar por su fuerza o aprender a darle el tiempo que se merecen de acuerdo a tus prioridades.
   2. Nota: creo que las redes sociales tienen su importancia para mi pero necesitamos aprender a navegar en ellas con cuidado.
   3. Siempre surgirán reuniones a las que sería politicamente correcto ir, ¿Pero si es de personas que no son importantes para ti por qué invertir el tiempo allí?
   4. Nota: esto suena politicamente incorrecto pero aunque quieras y respetas a todas las personas cómo yo, necesitas reconocer que no todas las relaciones tienen el mismo peso en tu vida, tu visión.
   5. Siempre habrá una nueva noticia viral, una serie que todo el mundo ve ¿Pero son tan populares como importantes para ti?

4. Desatender las cosas importantes de tu vida el tiempo suficiente generará crisis en tu vida.

   1. Descuida tu cuerpo y lo verás.
   2. Falla a tus clientes y lo verás.
   3. Desatiende a tus amigos y lo verás.
   4. Desatiende a tu familia y lo verás.
   5. Nunca trabajes en el proyecto que quieres crear y lo verás.
   6. Nunca desarrolles nuevas habilidades y lo verás.

5. Puedes ser flexible en tus horarios pero no en tus prioridades.

   1. Si el muro de Facebook de Justin Bieber es prioridad 0 entonces es tiempo 0.
   2. Si hacer nuevos contactos es prioridad 100 quizá hoy fallaste pero mañana corriges, es tiempo 100.

Hay prioridades en nuestra vida que no atendemos por miedo, pereza, incomodidad o ignorancia.

Si desarrollar un estilo de vida y una base economica donde te puedes permitir viajar todos los meses es prioridad para ti y no sabes como hacerlo, reconoce que eso no es excusa.

Tú eres responsable de leer libros, escuchar los audios, hacer los cursos que te permitirán desarrollar el conocimiento y posterior acción necesaria para ese estilo de vida.

Si vender un producto o servicio en el que crees es prioridad para ti para te produce miedo o incomodidad hacerlo, reconoce que eso no es excusa.

Tú eres responsable de buscar a las personas que disfrutan vender y pedir ayuda para hacer el proceso más ameno, eres responsable de vencer tu incomodidad.

En resumen ¿Qué te quiero decir?

Lo que te quiero decir es que existe una forma tanto para ti como para mi de atender cualquier prioridad que se nos ocurra para nuestra vida, hay una forma de usar tu tiempo que te lleva a ello.

La falta de disciplina para la ejecución, para atenerse a las prioridades y la organización.

“…La mayor parte de las personas dicen que lo que principalmente les falta es disciplina. Pensándolo con más profundidad, creo que ése no es el caso. El problema básico consiste en que las prioridades no han arraigado en sus corazones y sus mentes. No han internalizado verdaderamente el segundo hábito…” Stephen Covey.

Me fascina el origen de la palabra disciplina: ser discipulo.

Ser disciplinado significa ser discipulo de tus valores, de lo que es importante para ti y decir no al resto.

Ser indisciplinado significa que deshonras tus valores, que insultas tus prioridades, que irrespetas tu visión de vida.

Me explico: Si te propusiste aprender inglés el fin de año, si lo pusiste como prioridad para tu año y en tu semana no has experimentado la incomodidad de ver un curso de inglés. ¿Como pretendes progresar? ¿Te das cuenta como o no es una prioridad real o no te estás ateniendo a ella?

Autoengaño

Ponte prioridades, organiza tu agenda y nunca ejecutes o ejecuta a medias.

Pronto te dará el olor.

¿Lo sientes?

Autoengaño, mentirte a ti mismo con que tu familia es lo primero cuando no lo demuestras con tu actividad.

Nunca permitas eso.

¿Cómo desarrollar la disciplina implacable para la ejecución?

Otro de mis grandes desafíos. Te comparto mis soluciones.

1. Enfocate en el siguiente paso, la acción que debes tomar ahora.

Si organizaste bien tus prioridades de la semana, enfocarte en la acción que te corresponde ahora en vez de llevar mil cosas a la vez en tu mente te dará paz y progreso.

Si fallas en tu organización semanal díficilmente te sirva una buena ejecución paso a paso porque estarás colmado de los pasos equivocados.

2. Condicionate cada dia para amar tus prioridades y odiar las distracciones.

Nuestras emociones dirigen nuestra conducta, necesitamos aprender a odiar la pizza si no queremos comerla, necesitamos aprender a amar nuestras metas y enamorarnos del trabajo que nos lleva a ellas, obsesionarnos incluso, si queremos ser consistentes.

No basta con usar la fuerza de voluntad porque tarde o temprano fallará o vivirás una vida muy miserable haciendo cosas que odias para conseguir lo que quieres.

3. Diseña tu agenda cada semana pero revisala cada día.

Usted necesita una herramienta que le anime, le motive y realmente le ayude a dedicar al cuadrante II el tiempo necesario, de modo que más que dar prioridad a las crisis, se aplique a su prevención. En mi opinión, el mejor modo de hacerlo consiste en organizar la vida sobre una base semanal. De todos modos, uno puede adaptar y establecer prioridades sobre una base diaria, pero el impulso fundamental proviene de la organización de la semana. - Stephen Covey

Si sabes como vivir una semana de forma gratificante y productiva, sabes como vivir tu vida de forma gratificante y productiva.

Para vivirla, en mi experiencia es necesaria la revisión minuciosa diaria para mantenerte enfocado, para mantenerte en la agenda.

Cuando dejas de revisar dejas de ejecutar.

¿O solo a mi me ha pasado?

Nota: recuerda que necesitas una agenda con espacio libres, que te permita disfrutar de tus relaciones al mismo tiempo que desarrollas capacidades y trabajas por tus metas y compromisos.

4. Ten una hoja de trabajo clara para tu día.

A veces la falta de claridad, es lo que nos impide ejecutar.

Tienes claro que quieres invertir dos horas hoy en “trabajo” pero no tienes claro exactamente por donde arrancar, que hacer.

Si ese es el caso, necesitas invertir tiempo en clarificar tu actividad , si no lo haces así llenarás tu dia de actividades dispersas.

Clarificar es tan simple como imaginar y escribir los pasos que debes dar para lograr algo:

Prioridades del dia
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Trabajo
1. [] Hacer maqueta web.
	1. [] Hacer boceto en papel.
	2. [] Llevarlo a HTML puro.
2. [] Enviar cotización a cliente.
	1. [] Definir detalle de servicio.
	2. [] Definir precio.
	3. [] Enviarla a ventas@cliente.com

5. Cuando quieras caer en distracciones interrumpe tu conducta.

A menos que vivas solo en una jaula, siempre vivirás con otras personas, con computadores, publicidad y celulares; por lo tanto eres prospenso de distracciones.

En la época en la que vivimos más.

Sin embargo, aunque tu no controlas del todo la cantidad y calidad de distracciones en tu entorno controlas como reaccionas a ella.

Cuando ves que colocan esa nueva serie de Netflix en un momento donde no es apropiado dedicarle tiempo a eso obviamente la serie tratará de atrapar tu atención (invierten millones para ello) pero aunque dificil si tienes claro tus prioridades puedes interrumpir ese impulso inicial.

Practicalo, practica ese nuevo hábito en tu vida, el de interrumpir las distracciones.

Y mucho mejor sería el de prevenir las distracciones, es decir, hacer todo lo que está en tu área de influencia para diseñar un ambiente sin distracciones.

Nota: lo que en un momento puede ser una distracción, en otro momento puede ser una desconexión apropiada, ten una agenda clara para tener un criterio claro.

La visión.

Quiero ser el hombre que usó su tiempo de forma magnifica.

Quiero controlar mi atención, llenar mi dia de cosas importantes, controlar las distracciones, la postergación y lo innecesario.

Estoy comprometido a ser la causa con mi actividad diaria y mi agenda ejecutada hacia el logro de mis metas.

No un iluso.

¿Quién quieres ser tú y que estás dispuesto a hacer por ello?

El llamado a la acción.

Mi llamado a la acción para ambos es simple:

1. Clarifica tu visión de vida, tus metas.
2. Identifica como quieres usar tu tiempo en congruencia a ello.
3. Toma consciencia de los problemas que te lo han impedido.
4. Observa las solución.
5. Úsalas hasta generar resultados.

Adelante campeón.